Безбумажный офис был мечтой поклонников персонального
компьютера 20 с лишним лет назад. Зачем бумага, если все
данные сохраняются на диске? Однако мечта не осуществилась, и
нам еще долго предстоит бороться за сохранение лесов.
И несмотря на вышесказанное цель этой статьи — убедить вас в
том, что офисные картотеки в большинстве случаев не нужны и
лишь занимают пространство. С бумагой не оберешься хлопот.
Теоретически можно обойтись совсем без нее. Историю всех
операций и все данные можно хранить на компьютере. Кроме того,
искать информацию на компьютере гораздо легче, чем в
картотеке.
Итак, начнем.
Шаг 1. Освоение проводника Windows
Операционная система Microsoft Windows включает два
компонента, которые необходимо хорошо знать. Во-первых,
рабочий стол. Он отображается при включении компьютера.
Вероятно, вы уже научились с ним работать.
Во-вторых, проводник Windows. В нем указаны все файлы,
хранящиеся на компьютере.
Для вызова проводника Windows необходимо нажать кнопку «Пуск».
В операционной системе Windows Me или Windows XP выберите
«Пуск>Программы или Все программы>Стандартные>Проводник
Windows». Если вы все еще используете Windows 98, выберите
«Пуск>Программы>Проводник Windows».
В проводнике Windows экран разбит на левую и правую области.
Слева перечислены папки, а справа — подпапки или файлы. Когда
вы щелкаете папку, справа отображаются содержащиеся в ней
подпапки и файлы.
Область папок слева называется «деревом». Более подходящее для
него определение — инвертированное дерево. Вверху находится
корневая папка, обычно это «C:». В ней содержатся все
остальные элементы. Наиболее важным элементов в каталоге «C:»
является папка «Мои документы». В ней хранятся документы
пользователя. Также следует знать папку «Program Files».
Установка приложения (например, Microsoft Word или любого
другого) обычно выполняется в папку «Program Files». Некоторые
программы устанавливаются непосредственно в каталоге «C:», но
это исключительный случай. Таким образом, если необходимо
открыть папки Microsoft Word или другой программы, их как
правило можно найти в каталоге «Program Files».
Шаг 2. Использование папки «Мои документы»
В проводнике Windows доступно несколько папок «Мои документы».
Можно использовать любую из этих папок. Чтобы избежать
путаницы, используйте только одну из них. Я буду говорить о
папке, расположенной в каталоге «C:».
Можно настроить папку «Мои документы» так же, как картотеку.
Например, верхний ящик может предназначаться для важной
корреспонденции. В нем находятся письма заказчикам,
рассортированные по папкам. Каждому заказчику отводится
отдельная папка. Второй ящик может называться «Счета для
заказчиков». Здесь также каждому заказчику отведена одна
папка.
Аналогичным образом можно организовать папку «Мои документы».
Один раз щелкните папку «Мои документы», чтобы выделить ее.
Выберите «Файл>Создать>Папку». Присвойте новой папке имя
«Важные письма». Убедитесь, что папка «Важные письма»
отображается слева, под папкой «Мои документы».
Теперь щелкните папку «Важные письма». Выберите
«Файл>Создать>Папку». Назначьте новой папке имя заказчика.
Повторите эту процедуру для каждого из заказчиков.
Затем выполните аналогичную процедуру для счетов. Создайте
новую папку в каталоге «Мои документы» и назовите ее «Счета
для заказчиков». Затем в папке «Счета для заказчиков» создайте
подпапки, назначив каждой имя заказчика.
В каталоге «Мои документы» можно создать любое число папок.
Также можно создать множество подпапок. При желании можно
также создавать подпапки внутри подпапок. Это весьма гибкий
метод организации хранилища документов.
С бумажными документами, которые вы получаете, гораздо больше
хлопот. При наличии сканера можно вводить их в систему в
оцифрованном виде. В противном случае придется продолжить
использование картотеки. То же самое относится к газетным
вырезкам и другим бумажным документам. Если требуется
перевести все в цифровую форму, можно прибегнуть к
сканированию. Однако использование традиционной картотеки
может быть более удобным способом.
Шаг 3. Выбор оборудования
Вероятно, на жестком диске вашего компьютера поместится целая
публичная библиотека. Объем жестких дисков значительно
увеличился за последние годы. Если вы не храните на своем
компьютере громадные видеофайлы, то наверняка не испытываете
недостатка в свободном месте на диске.
Проверить объем доступного места на диске несложно. Дважды
щелкните значок «Мой компьютер» на рабочем столе. Щелкните
правой кнопкой мыши диск «C:» и выберите команду «Свойства».
Сведения о жестком диске отображаются на вкладке «Общие».
На моем диске содержится 4,76 ГБ данных. Значительная часть
этого объема приходится на файлы Windows и приложений. У меня
также есть тысячи личных файлов, поскольку я сохраняю все, что
пишу. Но даже несмотря на это на моем диске свободно 33,5 ГБ.
Этот диск успеет выработать свой ресурс прежде, чем я заполню
его!
Однако следует помнить о том, что сохранение всех важных
данных на компьютере требует защиты жесткого диска. Для этого
используется архивация данных. В случае сбоя жесткого диска
данные можно будет восстановить на новом диске.
Современные жесткие диски отличаются повышенной надежностью.
Однако никогда не следует подвергать риску предприятие.
Помните о безопасности!
Если вы чувствуете себя неуверенно, выполняйте этот переход
постепенно. Поместите лишь несколько файлов в папку «Мои
документы». Проводник Windows очень прост и удобен в
использовании.
Вероятно, вам никогда не удастся создать безбумажный офис. Но
вы бесспорно можете сократить объем использования бумаги на
своем предприятии и, возможно, сохраните несколько деревьев. | 
